소프트웨어 제품의 조달등록 방법

일반적으로 조달등록이라고 불리는 제3자 단가계약 진행 한 경험을 공유하려고 합니다. 소프트웨어의 제3자 단가계약 방법에 대하여 자세하게 알려주고 있는 자료가 없어서 진행 할 때에 어려움이 많았습니다. :)

제3자 단가계약이란 공공기관을 대신하여 조달청이 판매사와 가격협상을 하여 제품의 단가를 정하고, 계약된 가격으로 공공기관이 쉽게 구매할 수 있도록 나라장터라는 쇼핑몰에서 등록하는 제도를 말합니다. 공공기관에서 수요가 지속적으로 있는 A4용지같은 소모품이나 사무용집기는 물론 많은 기관에서 필요로 하는 소프트웨어 제품의 경우 매번 구매 프로세스에 따라 입찰을 진행한다면 행정 낭비겠지요. 그래서 조달청이 모든 공공기관을 대신하여 계약을 하는 것입니다.

지금은 MAS라는 다수공급자계약 방식이 기본이 되도록 제도가 바뀌었지만, 소프트웨어 중 GS인증을 받은 제품 등의 경우에는 아직 제3자 단가계약 형태로 조달청과 계약을 진행하여 나라장터에 등록 할 수가 있습니다. 2009년도에 진행했던 내용이라 다소 달라졌을 수도 있기 때문에 본 글을 통하여 전반적인 이해를 하시고, 실제 업무 진행 시에는 담당하는 기관 등에 잘 물어보고 진행하시길 바랍니다.

제가 경험한 프로세스는 총판사를 통한 조달 등록이었지만 벤더사에서 직접 등록하는 것도 거의 비슷 할 것입니다. 비정기적으로 조달청과 TTA에서 조달등록에 대한 설명회를 합니다. 아래쪽의 참고자료 항목에 보시면 설명회 때에 제공되는 PPT 자료를 업로드 해두었습니다. 설명회 자료를 한 번 보고 난 이후에 아래의 실제 사례를 보시면 이해가 쉽지 않을까 생각합니다 :)

글이 도움이 되신다면 위의 손가락 한방 꾹! 눌러주세요~

---

GS인증을 받은 소프트웨어를 등록하는 경우에는 TTA에서 인증 이후에 안내를 해주는데요, 우선 TTA에 조달 등록 의사를 밝히면 조달등록을 할 수 있도록 조달청에 공식적인 절차를 밟아서 목록에 올려주는 듯 합니다. 그 이후에 아래와 같은 프로세스를 거치면 됩니다.

1. 등록 할 모델 및 가격에 대한 구성

소프트웨어의 경우에는 유저 수나 CPU 수 등에 따른 가격 모델이 있는 것이고, 어플라이언스 형태라면 모델 별로 가격 모델을 가지고 있을 것입니다. 아래의 사항을 유의하여 어떤 모델을 얼마 정도의 가격에 등록 할 것인지를 예상 해야 합니다. 

• 판매 입증이 가능한 건이어야 합니다. 그리고 공공기관에서 어느정도 판매가 되어야 합니다. 일반 기업에서 판매가 된 건은 참고 자료가 되기는 하지만, 실제 가격 협상 시에는 반영이 안되더라구요
• 제품을 개발하다 보면, 모델 명칭 등이 정의 되기 전에 판매가 되기 시작하거나 동일한 제품인데 판매되는 모델명이나 라이센스 이름이 변경되는 경우가 있습니다. 이 경우에는 각 판매 된 내역을 판매 금액 별로 구분하여 분류를 하여 정리를 할 필요가 있습니다.
• 예상 등록 가격은 증빙 가능한 매출 건, 판매예상 공문 등 가격이 적혀서 조달청에 제출 된 항목 중 가장 낮은 금액이 기준이 되고, 기준 가격의 94.5% 수준이라고 보시면 됩니다. 예를 들어 A 모델이 '가' 공공기관에는 1000만원에 판매가 되고, '나'공공기관에는 800만원에 판매가 되어서 '가'와 '나'공공기관에 판매 된 판매 증빙 서류를 제출하였고, 판매예상 공문에는 A 모델을 700만원에 판매를 하겠다(먼저 예상을 하고 낮춘 경우)고 적은 경우 700만원이 기준 가격이 되어 700만원에서 협상이 시작된다고 보시면 됩니다.

2. g2b 사이트에 목록화 신청

등록 할 소프트웨어 라이센스나 모델 등이 결정이 되면, 총판사나 벤더사 등 등록 주체가 되는 쪽에서 g2b 사이트에 목록화 신청을 해야 합니다.

• http://www.g2b.go.kr/ > 우측상단의 '목록정보'링크를 통하여 목록정보 사이트에서 신청이 가능합니다.
• 총판사 또는 회사의 공인인증서가 있어야 하구요
• 등록하는 내용 중에 제품 이미지가 있는데요, 소프트웨어로 등록이 되는 경우엔느 소프트웨어의 실행 화면이나 박스 패키지 사진을 등록하면 됩니다. 실제로는 대부분 하드웨어에 설치가 되어 함께 판매가 된다고 해도 하드웨어 사진을 등록 할 수는 없습니다.

3. 서류 준비

서류는 담당자에 따라서 추가 서류를 요청 할 수가 있습니다. 

• 계약요청 공문: 별도로 정해진 양식은 없습니다. 회사 양식을 이용하면 됩니다.
• 제품 설명서: 전자문서형태도 됩니다.
• 견적서: 별도 양식 없습니다.
• 프로그램등록증 1부
• 프로그램등록부 1부: 위의 프로그램등록증이랑 다른 서류입니다. 프로그램보호위원회에서 별도로 발급을 받아야 하구요. 수수료를 내고 신청하면 철인이 찍혀서 출력된 형태의 등록부가 옵니다.
• GS인증서 사본: 그리고 프로그램 등록증, 프로그램 등록부, GS인증 소프트웨어 선정확인서 사본의 경우 세가지 서류 모두 동일 버전이어야 하는 것으로 알고 있습니다. 제품명은 같지만 버전이 다른 경우에도 등록이 되는 경우도 있긴 합니다. 먼저 신청을 하고, 문제가 되면 프로그램 등록을 추가로 받아서 제출하거나 해야겠지요.
• 유사제품 가격 비교표 (별도 양식 없음)
• 납품 실적 증명: 계약서, 세금계산서, 거래명세표 등의 증명서 사본에 "사실과 상위 없음"을 사용인감으로 확인하여 제출해야 합니다. 공공기관 납품실적의 경우 기관장 확인도장이 필수라고 들었으나 담당자에 따라 별도의 기관장 직인이 찍힌 납품실적증명서를 제출하지 않아도 되는 경우가 있습니다.
• 제품 이미지
• 목록화를 통하여 부여받은 G2B 분류번호
• 총판사를 통한 경우 벤더사와 총판사의 계약서

4. 서류 제출 후 시담

위의 서류 제출 이후의 대기 시간이 길 수가 있고, 요구되는 경우 취소가 됐다가 다시 서류를 접수하여 담당자를 변경하는 경우도 있습니다. 서류가 부족하여 보강하는 경우도 있구요.

이런 서류 접수 과정이 완료되고 나면 대전에 내려가 조달청의 담당자와 오프라인 상의 시담 과정을 거치게 됩니다. 가격에 대하여 협상하는 과정이라고 보시면 되구요. 

참고로 총판계약이 공공분야에 한하는 경우에는 민간시장에서 조달등록 가격보다 낮게 판매하는 것을 관리할 수가 없기 때문에, 벤더사가 조달등록가격보다 낮게 판매하지 않는다는 확약서를 제출하기도 합니다.

조달 등록 금액은 실제 판매가, 등록 예상금액 등 제출된 모든 근거자료 중 가장 낮은 금액이 기준가격이 되는 것이고, 해당 가격의 최대 96%(일반적으로 95.5%, 담당하시는 분들이나 분야 별로 다를 수가 있습니다.) 내에서 협상이 됩니다. 1년 갱신 이후 2차로는 초기 등록 가격의 98% 이하로 결정이 되니 참고하시기 바랍니다.

조달청이 대전에 있기 때문에 회사가 멀다면 문서 수정이 필요한 경우가 있을 수가 있어서 회사의 사용인감과 인주를 준비해서 가셔야 됩니다. 회사의 사업자 등록번호나 대표자의 주민등록번호 등 의 정보도 필요하구요. 조달청 1층에서 PC 및 프린터 사용이 가능하니 참고하세요~

저희같은 경우 매출장 요청이 있었습니다. 이는 제출한 판매 건 외에 숨긴 매출건이 있는지를 확인하기 위한 것인데, A4 한페이지 정도로 정리해서 제출하면 됩니다. 이건 팩스로도 접수를 받으시더라구요.

1회 최대 납품 요구량은 보통 10~20%로 지정을 하게 되는데, 이에 따른 보증 금액이 달라집니다.

5. 마지막으로

기다리면 됩니다.

위의 계약 과정이 완료 된 이후 2-3일 내로 나라장터의 종합쇼핑몰에 등록이 되어 완료가 되구요. 이렇게 정리를 하니 별거 없는데, 실제 업무를 진행하다 보면 서류 준비하는 데에 이슈도 많고, 서류 접수 후에 추가적인 서류 접수도 필요하고, 기다리고 해서 시간이 참 많이 걸리더군요

무엇보다도 제3자 단가계약이라는 제도가 처음에 설명한 것처럼 이미 공공에 판매가 어느정도 된 제품을 대상으로 합니다. 그래야 실제 판매되는 가격이 얼마인지를 알 수 있서 가격의 적정성 파악이 될 것이고, 앞으로 수요가 있는 제품을 등록해야 효용성이 있기 때문이겠지요. 

그래서 이 글을 읽으시는 분 중 Product Manager 분이 계신다면, 제품의 기획 단계에서부터 판매 시장이 공공인 경우 언제 쯤 조달등록을 할 것인지 계획을 해보시면 좋겠습니다. 그리고 꼭 언제 등록을 하겠다고 계획이 없어도, 나중을 위하여 세금계산서나 거래명세표 등의 자료에 제품의 라이센스나 모델명이 정확하게 표기가 되고 있는지 확인하고 영업부서 등에 전달하는 것이 필요하겠습니다.

조달등록 참고자료

• 등록 프로세스 설명회자료
• 조달청_설명회_자료_4Q.ppt
  
  
• 조달청 방문: 대전 북현관 조달청(5층) 정보기술팀, KTX 대전역에서 택시로 10-15분 가량 소요가 되어 8-9,000원 비용이 발생합니다. 대전 택시는 현금계산 할 경우 영수증 못 받을 가능성이 높은데요, 영수증 발행이 의무가 아니라 설치 된 택시가 거의 없더라구요. 도착하시면 1층 안내데스크에 신분증 맡기고 방문증을 발급 받아서 들어가시면 됩니다.
• 한 제품의 조달 등록은 벤더사나 전체 판매대리점 중 한 군데에서만 등록이 가능합니다. 현재 판매대리점 중 조달 신청이 되어 있지만 계약 전이라면 신청한 판매대리점에서 취소를 해야만 다른 쪽에서 신청이 가능합니다. 공문 보내서 취소하면 된다고 하더라구요
• 궁긍했던 부분이 등록이 가능한지에 대한 부분이었는데요, http://pps.go.kr/ > 민원장터 > 자주하는 질문 > 적격심사  게시판 참조하세요. 일반적으로 판매 건수가 10건 이상이 돼야 하고, 금액이 작은 품목의 경우 공공 판매금액을 1000만원 이상 증빙 가능해야 한다고 합니다.

참고자료-MAS (다수공급자계약)

• http://www.g2b.go.kr:8092/xzmal/popup/mas/main.html 페이지 참조

• MAS란?
• 기존의 최저가 1인 낙찰자 선정 방식으로는 다양성 부족과 품질 저하의 문제점이 지속적으로 지적됨에 따라 다수의 공급자를 선정, 선의의 가격 품질경쟁을 유도하는 동시에 수요기관의 선택권을 제고하는 제도로서 '정보통신 기술의 발전 및 인터넷 확산에 다른 전자상거래 시대에 적합하여, 이미 미국. 캐나다 등에서 널리 확용되고 있는 제도.
• 각 공공기관의 다양한 수요를 충족하기 위하여 품질, 성능 효율 등에서 동등하거나 유사한 종류의 물품을 수요기관이 선택할 수 있도록 3인 이상을 계약 대상자로 하는 제도로서 납품실적, 경영상태 등이 일정한 기준에 적합한 자를 대상으로 협상을 통해 계약을 체결하고 수요고객이 직접 나라장터(www.g2b.go.kr)쇼핑몰에서 자유롭게 물품을 선택하여 사용하는 제도.
• 6월부터 MAS입찰을 시행할 예정이지만 GS인증 제품은 당분간 제 3자 단가계약을 유지.
• MAS는 경쟁 업체가 3곳 미안인 경우에는 입찰에 참여 할 수 없음
• 업체간 경쟁을 하면서 가격을 수시로 변경 할 수 있지만, 가격을 올림에 있어서는 상한선 둠
• MAS와 제 3자 단가계약의 조건이 모두 충족되는 경우라도 두 가지 계약에 중복 참여는 불가능.

• 다수공급계약 적격자 선정기준
• [조달청 공고 제2007-12호, '07.4.30]에 의하며, 납품실적[30점]과 경영상태[70점]를 평가하여 합산 점수가 85점인자를 적격자로 선정
• 납품실적평가[30점]
• 구매공고에서 요구하는 물품의 납품실적을 제출한 경우 규격, 수량, 금액에 관계없이 납품실적 평가는 적격처리.
• 경영상태 평가[70점]
• 신용정보업자가 발급한 신용평가 등록확인서로평가.(디앤비코리아, 서울신용평가정보(주),한국이업데이터(주), 한국신용정보(주), 한국신용평가(주),한국신용평가정보(주) 등)
• 신용평가 확인 후 서류를 따로 제출하지 않고 평가 기관에 조달청으로 전달을 요청하면 조달청에서 바로 확인 가능.

FAQ

• Q1. 기존에 물품을 등록했던 물품의 계약이 만료되어 재등록 하고자 할때의 절차는?
• A1 :재등록이라 하더라도 기존의 계약이 만료된 상황이므로, 최초의 물품을 등록 했을 때의 과정을 다시 밟아 물품을 등록해야 합니다.
• A2 물품등록 기간의 만료가 가까워 오는 시점에서 미리 재등록 절차를 진행하면 조달청에 물품이 올라와 있지 않는 딜레이를 줄일 수 있습니다.

• Q2. 새로운 제품을 등록하려는 경우 공공기관에 납품실적이 없거나 실적이 어느정도 되어야 선정에 불이익을 받지 않나요?
• A1 : 공공기관에 납품실적이 없다면 등록이 어렵습니다. 사기업만 물품이 등록되었다고 한다면 믿음을 갖기 어려우므로, 공공기관의 납품실적이 있어야 합니다.
• A2 : 적정거래 실례를 파악 할 수 있는 가격자료를 10건 이상은 제출 하여야 합니다. 가격에 대한 자료가 많으면 많을수록 가격을 책정하는데 많은 참고가 됩니다. 물론 10건이 안된다고하여 무조건 등록을 하지 못하게 되는 것은 아닙니다. 가격 자료를 10건 제출한다고 했을 시 5건이상은 공공기관에 납품한 자료여야 유리 할 것입니다.

도움이 되셨나요? :)