중소기업, 벤처기업 업무 생산성/효율성 강화를 위한 오픈소스의 활용

벤처기업에 근무를 하면서 느낀건 모두들 그 열정은 매우 높았습니다만, 체계적인 부분이 부족하다는 것이었습니다. 그렇다고 상용 소프트웨어들을 기반으로 한 아웃소싱 개발의 경우 그 비용을 감당하기 어렵겠지요. 

그래서 회사에서 추진했던 업무 중 하나가 오픈소스나 무료 서비스를 사용해서, 협업과 지식공유 그리고 체계적이고 투명한 업무를 위한 체계를 구축하는 것이었습니다. 

인원이 많지 않기 때문에 일반적인 데스크탑 사양이면 운영하기에 충분하기 때문에 하드웨어 구매를 위한 비용도 그렇게 많이 들지 않습니다. 이후 확장성을 고려한다면, 작은 랙캐비닛에 스위치, 서버, 스토리지를 구성해놓는 것도 좋겠지요. IDC같은 곳에 놓지 않고, 회사 내부에서 충분히 운영이 가능합니다. 도메인을 가지고, DNSever 등과 같은 무료 DDNS 서비스를 사용하면 되니까요.

결론적으로 회사를 체계화하는 데에 큰 도움이 됐습니다. 프로세스를 체계화 하는 데에 이런 도구를 사용하는 것이 큰 도움이 되구요. 적용을 고민해보세요~ :)

1. SugarCRM - 영업 및 마케팅 부서를 위한 고객관리

http://www.sugarcrm.com/crm/

2005년도 2월경부터 사용을 해왔습니다. 현재까지도 잘 사용되고 있는 프로그램입니다.

고객이나 파트너 담당자들과의 미팅, 전화, 문서 등 모든 부분을 관리할 수가 있습니다. 초기 도입 시에는 담당자들이 기록을 꺼리는 경우가 있겠습니다만, 기록에 근거하여 영업비를 처리한다던지 하는 방법이나, 잘 등록 한 직원에게 상품을 주는 등의 프로모션 활동을 통하여 지속적으로 노력하고 관리하면 시간이 지나 성숙도가 높아지게 됩니다.

경영진이나 관리자들의 경우 현재 진행 중인 사업건이나 예상 종료일, 예상 매출액 등을 확인할 수 있고, 사업건 별로 어떤 업무들이 진행되고, 누가 영업 담당자인지, 고객 담당자는 누구인지 등을 알 수가 있습니다.

영업 담당자들은 기록들이 쌓이게 되면 누가 언제 누구와 만났는지, 어떤 통화를 하였는지 등을 시간이 지난 이후에도 확인할 수가 있는 것은 물론이고, 고객사나 고객사 담당자 연락처를 공유하게 되어서 필요한 경우 다른 사람이 업무를 처리 할 수도 있습니다. Opportunity에 대하여 관리하여 현재 진행 중인 영업건에 대하여 해당 사업건이 종료 될 때까지 관리를 할 수도 있구요. 매출액을 입력하여 담당자 별로 매출액 관리를 할 수도 있고, 이를 대쉬보드 형태로 관리할 수도 있습니다.

영업 담당자나 마케팅 담당자의 경우 제안서나 전시회 등 각종 영업, 마케팅 산출물을을 문서관리기능을 통하여 관리 할 수도 있습니다. 마케팅 담당자의 경우 Campaign 기능을 통하여 이메일 마케팅을 하고, 이메일의 오픈율 등을 추적관리할 수 있는 기능도 있습니다.

사업이나 마케팅 캠페인을 할 때의 기록을 남겨서 언제 누구와 무슨 일을 했고, 무슨 자료를 전달했는지 등을 남겨서 협업을 하기에도 좋겠구요. 케이스 기능 등을 사용해서 고객사 별로 이슈를 관리할 수도 있습니다.

2. MediaWiki - 내부 업무 및 지식 공유 시스템

http://www.mediawiki.org/wiki/MediaWiki

2006년도부터 구축을 해서 사용을 해오고 있습니다. 최근에는 사내 인프라의 통합을 위하여 TeamForge라는 상용 협업도구를 도입했기 때문에 Wiki는 많이 사용이 되고 있지는 않습니다만, 개인적으로는 Wiki가 편하고 유용한 부분이 많았다고 생각합니다. 이유는 자료를 정리할 때에 다른 사용시스템은 정해진 대로만 정리를 할 수 밖에 없지만, Wiki의 경우 해당 페이지나 구조를 작성하는 사람이 자유롭게 구성할 수가 있어서 자료를 정리할 때에 의식의 흐름이나 정리방법에 맞도록 정리를 할 수가 있어서 한 눈에 정리된 내용을 볼 수가 있기 때문입니다.

네. MediaWiki 등의 Wiki를 내부의 업무 공유나 지식 공유 시스템으로 활용할 수가 있습니다. 기본 스킨이 별로 안이쁘면 Cavendish 와 같은 스킨을 입혀서 사용하면 좋습니다 :)

전사 차원으로 공유를 해야 하는 부분이나 진행 중인 프로젝트에 대한 관리, 교육 자료, 서버 등의 자산관리, 각 팀 별로 관리 할 지식들에 대한 관리를 할 수가 있습니다.

특히 프로젝트 관리 시에는 템플릿을 위키 페이지로 작성을 해서, 필수적으로 작성을 해야 하는 항목들을 명시하는 등의 활동을 통하여 프로젝트 관리를 표준화 하는 데에도 도움이 됩니다.

사용 방법은 의외로 간단합니다. 몇가지 태그만 기억을 하면 게시판에 글 올리는 것과 크게 다를 것이 없기 때문이죠. 최근에는 한글 매뉴얼 페이지도 잘 되어 있어서 좋더라구요

3. MediaWiki - 회사 홈페이지

2007년도에 회사 홈페이지를 Wiki 기반으로 기획하고 구현을 했습니다. 3년이 지난 지금도 여전히 사용을 하고 있습니다. Wiki로 홈페이지를 구축하는 경우 좋은 점은 회사 직원 중 누구나 자유롭게 컨텐츠를 업데이트 할 수 있다는 것입니다. 그래서 늘 최신의 자료가 홈페이지를 장식 할 수가 있겠죠. 매 년 홈페이지를 재구축하는 데에 들어가는 비용이나 노력도 절감할 수가 있겠습니다. 

혹시나 위키로만 된 홈페이지가 밋밋해보인다면, 인트로 페이지만 별도로 작성을 하는 것도 방법일 듯 합니다. 필요하다면 주기적으로 인트로 페이지만 변경을 해줘도 될테니까요.

4. MantisBT -업무 및 업무이력관리 시스템

http://www.mantisbt.org/

MantisBT는 이름 그대로 Bug Tracker 입니다. 보통 개발팀에서 사용을 하구요. 버그 추적용으로는 2004년도 말부터 사용을 해왔었는데, 업무를 관리하는데에도 매우 좋겠다는 생각이 들어서 2005년도 부터는 업무관리용으로도 사용을 했습니다. 

팀장들은 팀원들에게 이 시스템을 통하여 업무를 할당하고, 업무가 진행되는 모습을 모니터링 할 수가 있습니다. 팀원들은 업무 진행에 대하여 불필요하게 보고를 하지 않아도 되는 장점이 있습니다. 프로젝트(부서) 별로 권한관리를 할 수 있기 때문에, 팀 별로 자신의 부서에서 발생하는 업무만 볼 수가 있구요. 상태 변경을 통해서 해당 업무가 할당되고, 검토되고, 완료되고, 관리자의 검토 후에 종료되는 상태들을 모두가 알 수가 있게 됩니다.

잘 사용을 해왔더니, 수 년 전에 진행했던 업무를 다시 찾아서 기록과 관련자료를 보고 쉽게 업무를 처리할 수가 있더군요. 업무에 대한 지식관리가 되고, 누군가에게 업무를 인수인계해야 할 일이 있을 때에도 편하게 인수인계를 할 수가 있겠습니다.

5. MantisBT - 파트너 / 고객사 이슈 Ticketing 시스템

위와 같은 방법으로, MantisBT를 외부의 파트너사나 고객사로부터 이슈를 수집하고 처리하는 시스템으로도 활용이 가능합니다.  :)

6. Mantisbt - 버그 추적 시스템

기본적인 기능인데요, 당연히 버그 추적 시스템으로 활용하면 좋겠습니다. 포스트잇을 쓸 수도 있겠고, 다른 물리적인 도구들을 쓸 수도 있겠습니다만, 적응이 되고 나면 정말 편합니다. 

회사에서도 초기에는 버그가 발생하면 PPT같은데 정리를 해서 개발자에게 메일로 보내고 했던 적이 있습니다. 발견을 한 사람이나, 개발자가 잊어버리고 처리가 안되는 경우가 왕왕 있었죠.

기본적인 필드 외에 Custom Field 설정이 가능하다는 것도 장점인데요, 버그가 발생한 모듈을 선택할 수 있는 필드나, 발생 이유나, 해결방법, 발생 단계 등을 기록할 수 있게 해두어 정보를 수집하고, 이후에 통계를 내보면 개선할 수 있는 부분을 발견할 수도 있습니다.

7. 기타

* SugarCRM을 수정하여 자산관리 시스템으로 활용이 가능합니다. 

SugarCRM의 경우 필드를 수정할 수 있는 강력한 기능이 있기 때문에, Account나 Contact 등을 Resource 등으로 명칭을 변경하고, 그 필드를 수정하면 사내의 하드웨어나 소프트웨어 등의 자산을 관리하는데에도 매우 좋습니다. 누가 사용하고, 해당 자산이 사용 중인지 알 수도 있고 말이죠.

* Google Apps for Business를 통한 Email

이건 지금은 많이들 아시지만, 초창기 베타테스트를 할 때부터 사용을 해왔었습니다. 몇가지 버그도 발견해서 Google에 리포팅했던 기억이 나네요 :) 어떤 별도의 이메일시스템보다 훌륭하다고 생각합니다. Gmail 플랫폼을 그대로 사용하기 때문에 스팸 필터링 기능도 매우 뛰어나구요. 서버를 관리 할 필요도 없고 그렇죠. 대신에 정보유출 차단 등의 이유로 외부로 나가는 이메일을 모니터링해야하거나 하는 경우라면 사용을 재고해봐야겠습니다.