보안 시스템 구축 프로젝트에서의 범위관리를 잘 하려면?

공공, 기업, 금융 등 어느 분야에 소속 된 기업의 프로젝트이던 범위관리는 프로젝트를 성공적으로 완료하기 위해서 중요하다. 그 중에서도 공공 성격의 프로젝트라면, 프로젝트 기간 중 또는 프로젝트 종료 이후에 감사대상이 될 수도 있고, 특정규모 이상이라면 프로젝트 중 감리가 포함되어 있기 때문에 해야 할 일들에 대한 명확한 정의와 관리가 중요하겠다.

요구사항을 수집하는 단계에서는 막연히 고객에게 필요한 사항들을 인터뷰하는 등의 Tool & Technique을 통하여 수집하는 것이라고 생각하기 쉽다. 하지만 공식적으로 계약과 관련 된 문서에 명시 된 문구들 중 해야 할 일들을 식별하는 과정이 무엇보다 중요하고, 여기서부터 요구사항을 수집하고, 수집한 결과를 기반으로 범위를 정의하는 단게로 나아가야 한다.

그럼 계약과 관련 된 문서는 무엇일까? 경험에 의하면 아래의 문서들이다.

- RFP, 제안서, 계약서, 협상결과서, 사업수행계획서

최근 공공프로젝트는 ISMP라고 초기에 불렸던 신RFP 작성방법을 통하여 RFP가 작성이 되기 때문에 RFP로부터도 상세한 수준의 요구사항들을 수집할 수가 있다. 그리고 제안 과정 중에 수주를 위하여 이런 저런 사탕발림들도 적히게 되는데, 이러한 문구들은 특히 유의하여 식별 해야 한다. 모호한 사항들은 해당 제안서를 작성한 담당자들이나 영업대표 등을 통하여 확인해야 한다. 계약서와 협상결과서는 우선협상대상자로 선정 된 이후 실제 계약하면서 발생하는 문서로 여러 번 읽어보고 모든 조항들의 의미를 파악하여 프로젝트 범위로 설정을 해야 하는 구속력 있는 문구들을 식별해야 한다.

이렇게 식별한 내용들은 과업범위를 추적하기 위한 추적표를 만들어서 관리를 하면 좋은데, 엑셀을 사용하여 RFP의 조항, 제안서의 조항 등을 컬럼으로 구분하여 해당 문구가 명시 된 페이지나 항목번호를 함께 표기하여 정리를 하면 된다. 처음 작성이 어렵겠지만, 프로젝트가 진행 된 이후에 뭔가 누락 된 업무가 발견이 되면 큰 위험이 될 수 있으니 프로젝트 초기에 정리를 해놓는 것이 좋다.